STEVEN LEE/THE VARSITY

过去几年中,关于多大学生社团财务管理不善的传言经常在The Varsity的页面中出现。比如,人们怀疑在两年间维多利亚学院学生理事会(Victoria University Students Administrative Council,VUSAC)已遭两次盗窃,而且本科地球科学学生会(Undergraduate Earth Sciences Association)近期也遭遇了资金从租用的保险柜中被盗窃。在这些盗窃事故发生同时,这里也存在一些对电影学学生会(Cinema Studies Student Union)潜在的资金浪费和财务披露差异的怀疑,并且也存在对圣迈克尔学院学生会(St Michael’s College Student Union,SMCSU)持续的怀疑。

学生社团没有足够专业地处理财务。许多令人震惊的指控常常引人注目,这是可以理解的;关于秘密银行账户的传闻和涉嫌欺诈超过277000加币的的诉讼都刺激着人们的神经,但是仅涉及500加币的小偷小摸事件就不值得注意。然而,忽视这些管理不善小状况的后果与那些更夺人眼球的故事的结果一样可怕。

我们在2016-2017维多利亚学院学生理事会任期间,调查了红色代码(Code Red)半正式活动中发生的收入盗窃事件,并为处理此事故而执行了财务管理政策。我们相信通过有力的政策和专业的工作环境可以将盗窃与管理不善问题消除,而很多学生社团都缺少这两点。

近期,维多利亚学院学生理事会内部的维多利亚学院戏剧社团(Victoria College Drama Society,VCDS)被盗,且与去年红色代码的门票收入盗窃情况相似。维多利亚学院戏剧社团是维多利亚学院的自主团体,因此不会受到维多利亚学院学生管理会的新政策的限制。但是,无论是在维多利亚学院学生管理会还是其他地方,这些事故的重复性和相仿性使我们相信根本原因是众多学生社团的不当财政管理,因此解决方案应该在校园所有地方使用。

调查此次红色代码丑闻——由红色代码销售的500加币的门票收入消失事件——之后,我们总结了在维多利亚学院学生理事会中资金管理的两个主要问题。首先,钱很容易从现金箱被盗走说明了活动后资金存储方式的根本缺陷。第二,不当的记账方法造成了我们无法确认售票后具体应当得到多少现金。

为了保证更正规的资金管理,我们推出了一个政策文件强制管理任何活动的理事会成员负责收入现金的保存和担保,我们还设计了一个防护人工销售收入的现金的具体步骤,同时做出了售票后记账的指南,以在盗窃情况发生后确保有人承担责任以及保证精确度。

我们从维多利亚学院学生理事会去年的事件中得到的教训拥有广泛的实用性,而不只限于解决小偷小摸事件。2017年迎新周后,大学学院文学与体育社团(University College Literary&Athletic Society,UCLit)在发现他们还有未付费用后经历了预算不足的状况。为了处理这些未付费用,文学与体育社团使用了专门对待这类资产意外事故的存款。如果当初的账务记录过程质量够高,可能此类的未付费用事件根本不会发生,或者至少可以令负责的成员们更早地意识到错误。

大学学院的新生活动联合主席们表示会对他们的行为负责,他们这种责任感应当受到表彰。尽管有许多预防措施可以防止蓄意渎职行为,但无意识的错误不可避免。因此,当发生错误时,相关人员应负起责任并且公开透明地处理。

不幸的是,看样子并非所有人都像UCLit(大学学院文体社区)那样有备而来。我们在VUSAC时了解到,即使是出于好心的人也会犯错误。由于一个大型组织有如此众多的繁忙部门,我们花了几个星期才发现盗窃并开始调查。我们还发现面对预算的组成部分发生的意外变化,我们的预算编制过程不够灵活,这导致我们在将预算与财务现状进行核对时,没有足够的回旋余地。但是,这并不意味着学生组织的预算过程应该更宽松。相反,限制学生重新分配资金的权限至关重要,因为它能确保整个预算过程的财务透明度。其他社团的学生领袖应该接受这些限制,并为可能发生的财务困境及早计划。 除了政策方面,那些面临财务管理不善问题的学生社团在文化上也需要有所转变,才能真正实现我们强调的运营变革(operational changes)。理想情况下,更多学生的参与可以让其领导变得更负责。然而,现实带来的问题是学生们都过着繁忙的生活,而往往没有时间仔细研究预算和政策。由于学生参与程度不够,学生领导者们有责任创建促进财务问责制和实行最佳方式的组织文化。

学生社团对政策的执行力仍然很薄弱,而且学生领导者尽管违反规定也几乎不会面临任何后果。但是,坚决规范经营政策可以对组织文化产生积极影响,并让后续的学生能够学习最佳方式,并年复一年地将规范继承下去。

学生资金失窃或挪用问题应始终被重视起来。如果管理不善、情况恶化,其影响可能远远超出财务方面。没有在财务舞弊问题上悬崖勒马的学生社团可能会失去独立性。看看圣迈克学院学生会就知道持续渎职行为的结果了:涉及超过500加元的所有财务决策都需要管理层共同签署才可通过。如果学生社团希望保持独立性,那么他们必须保持自身的财务状况良好。

彼得·惠克(Peter Huycke)是我校一名公共政策与政府学院(School of Public Policy and Governance)的研究生。他于2017年毕业于维多利亚学院(Victoria College),并于2017年一月至2016-2017学年结束担任维多利亚学院学生管理委员会(VUSAC)临时金融主席。

译者注:史蒂文·瓦纳(Stephen Warner)是多大政治科学系的一名研究生。他于2017年毕业于维多利亚学院,并于2016-2017学年担任维多利亚学院学生管理委员会外务副主席。


翻译/Translate: 王海琳/Hailin Wang;邵越美/Yuemei Shao

校对/Proof: 刘滢薇/Yingwei Liu

终校/Final Read: 王雪琪/Xueqi Wang

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